Toppy hat sein selbstgebautes WMS gegen Ceyenne getauscht

Toppy begann 2009 mit dem Bau professioneller Schwimmbäder und übertrug dieses Produktwissen später in einen Webshop. Inzwischen beliefert das Unternehmen Privat- und Geschäftskunden aus einem einzigen Logistikzentrum mit 12.000 Quadratmetern und Zehntausenden verschiedenen Produkten im Sortiment. Die Saison bestimmt den Rhythmus. Im Winter laufen etwa 13.000 Auftragspositionen pro Monat durch, im Sommer 145.000. An einem Wintertag sind 10 Personen im Lager, an einem Spitzentag 60. Am bisher geschäftigsten Tag fuhren 26 volle Lkw ab.

„Wenn man im Winter bei uns hereinkommt, denkt man: Was ist das für ein kleiner Familien-Webshop, denn hier läuft niemand herum“, sagt Jasper. „Im Sommer sind wir eine gut geölte Maschine eines Unternehmens von ernstzunehmender Größe.“

Die Spitze lässt sich nicht verschieben. Zwischen Januar und März kommt der Bestand herein, danach stehen 10.000 Paletten im Lager und weitere 5.000 extern. Die müssen in den folgenden Monaten alle wieder hinaus. April, Mai und Juni sind deshalb Spitzensport, denn in diesen Monaten nutzt Toppy die Spitze und hilft möglichst vielen Kunden. Viele von ihnen lernen das Unternehmen gerade dann kennen, also entscheidet die Erfahrung, die sie mitnehmen, ob sie nächste Saison wiederkommen.

Ein WMS betrifft den gesamten Betrieb, deshalb ließ sich Toppy bei der Auswahl begleiten. Von den rund 45 WMS-Anbietern in den Niederlanden blieben zehn übrig, die zum Logistikprofil von Toppy passten. Jasper sprach mit fünf, und mit zwei Anbietern folgte ein Deep Dive. Toppy entschied sich für Diract.

„Den Ausschlag gab eine gute Kombination aus funktionaler Passung und Chemie. Wir sind ein pragmatisches Unternehmen, es muss einfach klappen, denn vor dem Sommer müssen wir stehen“, sagt Jasper. „Bei vielen WMS-Anbietern ist alles ein bisschen verstaubt und Corporate, und alles dauert lange. Der Typ Berater, der mal kurz über die Fläche kommt, liegt uns nicht. Bei Diract spürten wir dieselbe Can-do-Mentalität.“

Die Erfahrung, die Diract mitbrachte, wog genauso schwer. Das eigene Team baute immer, was sich Toppy selbst ausdachte, während Diract gerade Gegenwind geben konnte.

„Im Rückblick war unsere Vorgehensweise relativ riskant“, sagt Jasper. Toppy ging mit dem Happy Flow live, obwohl die Ausnahmen zahlreicher waren als erwartet. Etwa ein Produkt, das nicht vollständig auf Lager ist, eine Palette und ein Paket, die zusammen versendet werden müssen, eine Retoure oder ein Artikel ohne festen Lagerplatz. Im Winter löst ein Mitarbeiter so etwas kurz von Hand, im Sommer hält es bei zwanzigfachem Volumen den ganzen Betrieb auf.

„Ein Fehler, der im Winter einmal pro Tag vorkommt, passiert im Sommer zwanzigmal pro Tag“, erklärt Jasper. „Und ab April verdoppeln wir uns jeden Monat. Solche Prozesse kann man testen, aber bei diesem Volumen ist es trotzdem ein ganz anderer Betrieb.“

Als sich diese Ausnahmen häuften, setzte sich Diract dazu und löste sie, während die Spitze einfach weiterlief. Kommerziell wurde der Sommer ein Erfolg, operativ hinkte Toppy manchmal dem Geschäft hinterher. Beide Seiten ziehen dieselbe Lehre: beim nächsten Mal noch kleiner anfangen und länger durchtesten, bevor die Spitze beginnt.

Ein Ergebnis ist sofort sichtbar. Neue Leute arbeiten innerhalb eines Tages mit, weil jeder eine klar abgegrenzte Aufgabe lernt und das System ihn Schritt für Schritt hindurchführt. Für einen Betrieb, der jeden Sommer von 20 auf 120 Kräfte hochfährt, spart das viel Einarbeitungszeit. Toppy muss die Spitze nicht mehr mit einem festen Kern erfahrener Mitarbeitender fahren. Das ermöglicht auch eine bemerkenswerte Zusammenarbeit. Ein großer Teil der Aushilfskräfte kommt aus der nahegelegenen Asylbewerberunterkunft und lernt noch Niederländisch. Dank der klar abgegrenzten Aufgaben und der Steuerung in Ceyenne arbeiten auch sie innerhalb eines Tages mit.

Die Basis steht jetzt für die Schritte, die Toppy gehen will. Location Guidance steht ganz oben, wobei das System anhand der Umschlaggeschwindigkeit eines Produkts den richtigen Lagerplatz wählt. Außerdem kommt ein zweites Lager hinzu, und weitere Mechanisierung steht auf der Agenda, weil die Lohnkosten steigen, während Mechanisierung günstiger wird. Sein Rat an Unternehmen, die ebenfalls mit Saisonspitzen zu tun haben und noch kein WMS nutzen: „Schauen Sie zuerst genau auf Ihren eigenen Prozess und streichen Sie, was Sie entbehren können. Erst wenn Sie einen straffen Prozess haben, schauen Sie sich nach Automatisierung um. Wenn Sie Schritte automatisieren, die nicht nötig sind, ist das schade.“