Toppy is de grootste online speler in zwembaden, spa's en tuinluxe in Nederland en België. In de winter loopt er bijna niemand rond in het magazijn, in april, mei en juni draait alles op volle toeren. Operations manager Jasper van Driel vertelt waarom Toppy stopte met zelf bouwen en in drie maanden overstapte op Ceyenne WMS.
In de winter draait het magazijn 13.000 orderregels, in de zomer 145.000
Toppy begon in 2009 met het aanleggen van professionele zwembaden en vertaalde die productkennis later naar een webwinkel. Inmiddels levert het bedrijf aan consumenten en aan zakelijke klanten, vanuit één logistiek centrum van 12.000 vierkante meter met tienduizenden verschillende producten in het assortiment. Het seizoen bepaalt er het ritme. In de winter gaan er ongeveer 13.000 orderregels per maand doorheen, in de zomer 145.000. Op een winterse werkdag lopen er 10 mensen rond, op een piekdag 60. Op de drukste dag tot nu toe reden er 26 volle vrachtwagens weg.
"Als je in de winter bij ons binnenloopt, denk je: wat voor mama-en-papawebwinkel is dit, want hier loopt niemand rond", zegt Jasper. "In de zomer zijn we een geoliede machine van een bedrijf van serieuze omvang."
De piek laat zich niet verplaatsen. Tussen januari en maart komt de voorraad binnen, waarna er 10.000 pallets in het magazijn staan en nog eens 5.000 extern. Die moeten er in de maanden daarna allemaal weer uit. April, mei en juni zijn daarom topsport, want in die maanden benut Toppy de piek en helpt het zoveel mogelijk klanten. Veel van hen leren het bedrijf juist dan kennen, dus de ervaring die zij overhouden bepaalt of ze volgend seizoen terugkomen.
Twee overnames maakten zelf bouwen te riskant
De groei kwam in golven. De coronajaren gaven een flinke duw, omdat iedereen zijn geld in de tuin stak. Toen de markt in 2023 terugviel, greep Toppy die terugval aan om juist te kopen. Het bedrijf nam twee partijen over, waaronder de grootste concurrent in opzetzwembaden.
De overnames maakten de operatie fors ingewikkelder. Er kwamen veel meer palletproducten bij en alles moest voortaan vanuit één magazijn weg. Toppy bouwde van oudsher alles zelf, tot en met het eigen WMS. Zolang het bedrijf klein bleef werkte dat prima, maar in de zomer hing de hele operatie aan het eigen developmentteam.
Het inpakken mechaniseerde Toppy al eerder, nog op dat eigen WMS. Een extra picker erbij zetten kost weinig moeite, terwijl een doos pakken, opvouwen, vullen en dichttapen tijd vraagt. Daar zat de bottleneck. "Waar de theorie zegt dat je niet kunt automatiseren op een piek, omdat het te duur is, moeten wij dat juist wel doen", zegt Jasper. "Anders is het operationeel niet haalbaar."
Voor het WMS koos Toppy een andere route. "We zijn een jong bedrijf met heel veel mensen die heel hard kunnen werken, maar niet per se de ervaring hebben om te zeggen: dit is de juiste weg", zegt Jasper. Kennis van buiten halen bleek verstandiger dan opnieuw zelf bouwen.
Een WMS raakt de hele operatie, dus liet Toppy zich begeleiden bij de selectie. Van de ongeveer 45 WMS-leveranciers in Nederland bleven er tien over die het logistieke profiel van Toppy kregen. Jasper sprak er vijf en met twee partijen volgde een deep dive. Toppy koos voor Diract.
"De doorslag was een goede combinatie tussen functionele fit en de klik. Wij zijn een pragmatisch bedrijf, het moet gewoon lukken, want voor de zomer moeten we staan", zegt Jasper. "Bij veel WMS-leveranciers gaat alles wat stoffig en corporate, en duurt alles lang. Het type consultant dat even over de vloer komt, daar houden wij niet van. Bij Diract voelden we dezelfde can do mentaliteit."
De ervaring die Diract meebracht woog net zo zwaar. Het eigen team bouwde altijd wat Toppy zelf bedacht, terwijl Diract juist tegengas kon geven.
Met ons eigen WMS deden we het altijd op de manier waarop wij dachten dat het goed was. Diract heeft dit al bij tientallen andere magazijnen gedaan. Dat betekent dat ze ons ook kunnen challengen als wij iets aanvragen.
Jasper van Driel, operations manager bij Toppy
Drie maanden implementatie in plaats van zes tot negen
Toppy had drie maanden om Ceyenne live te krijgen, terwijl er volgens Jasper normaal zes tot negen maanden voor een WMS-implementatie staat. In maart moest het systeem draaien, want daarna begint het seizoen en is er geen ruimte meer om iets over te tillen.
Toppy begon daarom bewust klein. Eerst moest de standaard orderstroom kloppen, waarbij een besteld product zonder fouten het magazijn verlaat. Die happy flow ging als eerste live, met de eigen OMS-laag al gekoppeld. De uitzonderingen volgden daarna stap voor stap. Aan die uitbouw werkt Toppy nog steeds.
De hele operatie draait nu op Ceyenne, van binnenkomende goederen tot het pakket dat wegrijdt. Het assortiment loopt van een o-ring voor een pomp tot een complete warmtepomp. Ceyenne stuurt de pickopdrachten aan, verdeelt de producten over de compartimenten op de pickkar, bepaalt welke van de vier doosmaten bij de order past en koppelt het juiste verzendlabel. Ook de inpaklijn krijgt zijn opdrachten uit Ceyenne.
De eerste zomerpiek verliep niet vlekkeloos
"Als ik erop terugkijk was onze manier van doen relatief risicovol", zegt Jasper. Toppy ging live met de happy flow, terwijl juist de uitzonderingen talrijker bleken dan verwacht. Denk aan een product dat niet compleet op voorraad ligt, een pallet en een pakket die samen verstuurd moeten worden, een retour of een artikel zonder vaste locatie. In de winter lost een medewerker zoiets even met de hand op, in de zomer houdt het bij twintig keer zoveel volume de hele operatie op.
"Een fout die in de winter een keer per dag voorkomt, gebeurt in de zomer twintig keer per dag", legt Jasper uit. "En vanaf april gaan we iedere maand keer twee. Je kunt dat soort processen wel testen, maar met dat volume is het toch weer een heel andere operatie."
Toen die uitzonderingen zich opstapelden, schoof Diract aan en loste ze op terwijl de piek gewoon doorliep. Commercieel werd de zomer een succes, operationeel liep Toppy soms achter de commercie aan. Beide partijen trekken dezelfde les: een volgende keer nog kleiner beginnen en langer doortesten voordat de piek start.
De winst zit in software die Toppy niet meer zelf bouwt
De productiviteit ligt op dit moment ongeveer op het niveau van voor de overstap. Het zelfgebouwde WMS werkte op onderdelen namelijk goed. De winst zit ergens anders. Toppy hoeft zijn logistieke software niet meer zelf te bouwen om verder te kunnen groeien.
Functionaliteit die al in Ceyenne zit, kan Diract aanzetten en configureren, waar Toppy vroeger maanden ontwikkeltijd voor nodig had. "Als wij nu een aanvraag hebben, staat er bij Diract gewoon een groot team aan development dat het kan maken", zegt Jasper. "Bij ons was het altijd ondercapaciteit, want die mensen moeten ook aan de webshop werken."
Dit was niet meer het juiste moment om zelf te bouwen. We moesten kennis in huis halen en een WMS extern doen.
Jasper van Driel, operations manager bij Toppy
Nieuwe krachten draaien binnen een dag mee
Eén resultaat is meteen zichtbaar. Nieuwe mensen draaien binnen een dag mee, omdat iedereen een afgebakende taak leert en het systeem hen daar stap voor stap doorheen stuurt. Voor een operatie die elke zomer opschaalt van 20 naar 120 krachten scheelt dat een hoop inwerktijd. Toppy hoeft de piek niet langer te draaien op een vaste kern van ervaren medewerkers. Dat maakt ook een opvallende samenwerking mogelijk. Een groot deel van de tijdelijke krachten komt uit het azc in de buurt en leert de Nederlandse taal nog. Dankzij de afgebakende taken en de aansturing in Ceyenne draaien ook zij binnen een dag mee.
Ieder WMS zegt dat het simpel is. Bij ons werkt Ceyenne echt zo: iemand is binnen een dag aan het werk.
Jasper van Driel, operations manager bij Toppy
Location-guidance en een tweede magazijn zijn de volgende stap
De basis ligt er nu voor de stappen die Toppy wil zetten. Location-guidance staat bovenaan, waarbij het systeem op basis van de snelheid van een product de juiste opslaglocatie kiest. Daarnaast komt er een tweede magazijn bij en staat verder mechaniseren op de agenda, omdat de loonkosten stijgen terwijl mechanisatie juist goedkoper wordt. Zijn advies aan bedrijven die ook met seizoenspieken te maken hebben en nog geen WMS gebruiken: "Kijk eerst goed naar je eigen proces en schrap wat je kunt missen. Pas als je een strak proces hebt, ga je om je heen kijken naar automatisering. Automatiseer je stappen die niet nodig zijn, dan is dat zonde."
Meer weten?
Benieuwd hoe mechanisatie past bij jouw magazijn? Bekijk alle mechanisatievormen waarmee Ceyenne WMS integreert, of plan een gesprek zodat we kunnen meedenken over jouw situatie.
.png?width=400&height=102&name=Ontwerp%20zonder%20titel%20(24).png)
-1.webp?width=99&height=66&name=%E2%80%9C%E2%80%9D%20(1)-1.webp)
.webp?width=99&height=66&name=%E2%80%9C%E2%80%9D%20(2).webp)
.jpg?width=1210&height=500&name=Zonder%20titel%20(1210%20x%20500%20px).jpg)