Epplejeck klaar voor de toekomst dankzij Ceyenne WMS van Diract

Epplejeck is dé toonaangevende retailer voor paardensportartikelen in Nederland, met 21 winkels en een succesvolle webshop. Het snelgroeiende bedrijf stond voor een uitdaging: de logistieke processen professionaliseren en optimaliseren. Arjen Mathijssen, logistiek manager bij Epplejeck, vertelt hoe Diract en hun Ceyenne WMS hen hebben geholpen om de magazijnoperaties te stroomlijnen, de efficiëntie te verhogen en klaar te zijn voor verdere groei.

Van kleine starter naar grootste speler van Europa

Bij Epplejeck vind je alles voor paard en ruiter, behalve het paard zelf. We bieden een breed assortiment; van supplementen en oornetjes tot zadeldekjes en paardrijsokken. Sinds onze oprichting in 2008 zijn we elk jaar gegroeid. In 2015 namen we de Hypofilialen over en eind 2021 werd Epplejeck overgenomen door een investeringsmaatschappij. Het doel? Verdere groei en professionalisering. In februari 2023 begon ik als logistiek manager, verantwoordelijk voor de volledige logistieke afhandeling. Aan mij de schone taak om onze ambitie waar te maken om de grootste speler van Europa te worden. In de tweede helft van 2023 zijn er ook een nieuwe CEO en CFO aangesteld om de professionaliseringsslag verder te versnellen. Automatisering en efficiëntie stonden bovenaan onze lijst met uitdagingen.

De uitdaging: van handmatige processen naar volledige automatisering

Toen ik bij Epplejeck begon, gebruikten we een ERP-systeem met een warehousemodule. Deze module bood niet de geavanceerde functionaliteiten van een volwaardig WMS. Veel van onze processen waren nog handmatig, zoals het aanmaken van bijvulopdrachten en het bepalen van de beste locatie voor producten. Als je wilt groeien, heb je op z’n minst een systeem nodig dat dat soort zaken automatisch doet. Met een ERP-systeem bereik je dat niet. Logisch, want een ERP-systeem is gericht op een breed scala aan bedrijfsprocessen; logistiek is niet de kern. Dat is waar Diract met hun Ceyenne WMS zich onderscheidt: volledige focus op logistieke processen. Vanuit mijn vorige functie bij Body&Fit wist ik dat Diract een betrouwbare partner is, met een mooie oplossing. Ik wist de CFO en CEO te overtuigen en we zijn het traject gestart.

De implementatie: van blauwdruk naar livegang

De implementatie van het WMS begon in september 2022 met de blauwdrukfase, waarin we alle logistieke processen onder de loep namen. Na een korte pauze in de planning, hebben we in december de knoop doorgehakt en zijn we verdergegaan. In januari 2023 zijn we begonnen met het trainen van medewerkers en de voorbereiding op de livegang.

Tegelijkertijd hadden we te maken met de verhuizing van ons hoofdkantoor en distributiecentrum naar een nieuw pand in Heerenveen. Ondanks deze extra uitdaging verliep de samenwerking met Diract heel goed. Vooraf zeggen ze dat ze een partnerschap aangaan en daar is geen woord aan gelogen. Ze denken echt met je mee. Het gaat ze er niet om het systeem te verkopen en ‘succes ermee’. Samen onderzoek je welke processen het best binnen het WMS opgelost worden en welke je beter op een andere manier kunt aanpakken.

Eind mei zijn we live gegaan. Tijdens de livegang was de consultant een hele week bij ons aanwezig. Die begeleiding was heel fijn, want we kwamen wel wat kleine hick-ups tegen in dat proces. Zo hadden we bijvoorbeeld een pickstrategie gekozen die niet haalbaar bleek. Dat lag vooral aan onze kant; op papier hadden we alles mooi uitgedacht, maar in de praktijk werkte het toch anders dan verwacht. Samen met Diract hebben we toen gekeken naar wat wel mogelijk was en hoe we het zo efficiënt en goed mogelijk konden inrichten.

We hebben nog steeds regelmatig contact over punten die aandacht nodig hebben. Het is een continu proces. De samenwerking met onze twee contactpersonen bij Diract verloopt heel prettig. De lijnen zijn kort. Als ik bel, krijg ik geen keuzemenu, maar krijg ik de persoon die ik moet spreken aan de lijn. Meestal wordt er direct tijd gemaakt om het probleem aan te pakken. Als dat niet lukt, schakelt hij een collega in en volgt er snel een oplossing.

Data, controle en optimalisatie

Dankzij het Ceyenne WMS hebben we nu veel meer controle over onze logistieke processen. Met de Warehouse Intelligence-module van Diract kunnen we via Power BI visueel inzicht krijgen in onze prestaties. Logistiek is een van de grootste kostenposten binnen een bedrijf, dus het is zaak om die kosten laag te houden. Maar daarbij wil je niet inleveren op kwaliteit. Dankzij de extra data die we nu hebben, kunnen we continu processen optimaliseren en kosten reduceren. Wat voorheen handmatig gebeurde, gaat nu volledig automatisch. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook fouten en verhoogt de efficiëntie. De samenwerking met Diract was tijdens het hele traject echt boven verwachting. Korte lijntjes, directe antwoorden en snelle oplossingen. Ze kennen hun eigen systeem door en door, maar wat nog belangrijker is: ze komen uit de logistieke wereld. Ze begrijpen wat er speelt en weten wat werkt. En, niet te vergeten: het zijn fijne mensen. Je kunt serieuze gesprekken met ze voeren, maar er is ook ruimte voor een grapje tussendoor. Dat maakt de samenwerking prettig en menselijk.

consultant-en-medewerker-bekijken-handterminal-zwart-wit

Onderschat het niet

Als ik één tip zou moeten geven aan organisaties die een WMS overwegen, dan is het dat je het niet moet onderschatten. Het implementeren van een WMS vraagt om verandermanagement en dat kost meer tijd en energie dan je vaak denkt. Betrek de juiste mensen op de werkvloer en zorg voor voldoende training. Het vergt tijd om ingesleten werkpatronen te veranderen.

En nog een belangrijke les: verzamel een sterk projectteam om je heen. In het begin hebben we met een – te – klein team gewerkt, maar achteraf gezien hadden we meer mensen moeten betrekken. Het implementeren van een WMS heeft impact op alle facetten van de logistiek, dus het is essentieel om verschillende perspectieven mee te nemen.

Klaar voor de toekomst

We zijn dik tevreden met de samenwerking met Diract. Ze checken regelmatig in om te zien hoe het gaat. Wat ik ook fijn vind, is dat als wij met een nieuw idee komen dat goed werkt voor ons, ze het meteen overwegen om het in hun standaardoplossingen op te nemen. Dat is precies de samenwerking die je zoekt in een partner. Dankzij het Ceyenne WMS zijn we klaar voor verdere groei en kunnen we blijven werken aan onze ambitie: de grootste speler in Europa worden.