Elke nieuwe klant brengt zijn eigen proces mee
Een fulfilmentpartner heeft geen eigen assortiment. De klanten bepalen het werk. De ene verkoopt gamestoelen, weer een ander verstuurt vooral naar het buitenland. Elk van die webshops vraagt om andere afspraken: wat voor producten het zijn, hoe de orderstroom loopt, of orders gesplitst of juist samengevoegd worden.
Die keuzes maakt MoreStorage grotendeels zelf. "De klant heeft daar niet heel veel mee te maken. We weten vaak zelf al het beste hoe zo'n proces werkt", zegt Midas Christiani. Wat het bedrijf daarvoor nodig heeft, is een systeem dat al die verschillen aankan zonder dat de vloer er last van krijgt.
Van producten tellen op een pakbon naar elke stap vastleggen
Midas begon bij MoreStorage als orderpikker en beheert inmiddels de applicaties. Toen hij binnenkwam draaide het magazijn nog op een oudere versie van Ceyenne. Inpakken ging via een pakbon: producten tellen, afvinken en door. Sommige stappen scanden ze wel, veel ging op zicht.
Daarna verschoof het magazijn naar de packing app en naar een manier van werken waarin het systeem elke stap controleert. Dat vroeg wennen. "Je komt van bepaalde dingen scannen naar een proces waarin alles wordt gecontroleerd en alles strak vastligt", zegt Midas. "In het begin is dat lastig in te regelen." Inmiddels draait het magazijn al jaren zo, en dat levert volgens hem vooral rust op.
Een nieuwe klant draait binnen een dag
Voor het aansluiten van een nieuwe webshop werkt MoreStorage met een vaste checklist. In een sheet staat alles wat geregeld moet zijn voordat een klant live gaat. Daardoor maakt de omvang van die klant weinig uit.
"We kunnen echt binnen een dag een nieuwe klant implementeren. Het maakt niet uit hoe groot of hoe klein", zegt Midas. Dat geldt zolang er geen aanpassingen nodig zijn. De dagen die er soms overheen gaan, zitten vooral in de afspraken met de klant vooraf. Klanten die internationaal verzenden vragen wat meer werk, alleen weet het team precies wat daarvoor nodig is.
De verschillen zitten vooral in wat een klant zelf oppakt. De ene vraagt om een API en regelt daarna bijna alles zonder hulp. De andere heeft bij elke stap begeleiding nodig. Echt vastlopen gebeurde tot nu toe niet.
Een stagiair van zestien pikte orders zonder vragen
Op de vloer werkt het systeem de andere kant op: zo min mogelijk keuzes. Twee weken voor dit gesprek liep er een stagiair van zestien mee. Hij ging even helpen met orderpikken. "Hij had geen vragen. Hij deed gewoon meteen mee", zegt Midas.
Juist in drukke periodes is dat wat MoreStorage nodig heeft. Iemand krijgt een scanner en gaat aan de slag, zonder dat een collega dagen hoeft mee te lopen. In het magazijn noemen ze dat hufterproof.
Met vijf minuten uitleg kan iemand al meedoen. Hier heb je een scanner, ga maar aan de slag.
Midas Christiani, applicatiebeheerder bij MoreStorage
Voor voorraadverplaatsingen, inspectie en de packing app ligt dat anders, want daar komt meer kennis bij kijken.
Zones en pickbatches bepalen wie waar loopt
Vroeger stonden alle pickjobs in hetzelfde scherm en liep iedereen door elkaar heen. Nu werkt MoreStorage met pickbatches en zones. Bepaalde mensen lopen bepaalde zones, anderen doen oversized producten of palletorders. Op de scanner kiest een medewerker zelf in welke zone hij werkt.
Een picker springt daardoor niet meer van de ene klant naar de andere, of van de ene hoek van het magazijn naar de volgende. "Je werkt gewoon in een soort van omgeving", zegt Midas. "Daar kan je veel beter mensen op aansturen." Via rollen, rechten en zones stuurt het systeem het juiste werk naar de juiste mensen. Ceyenne verzamelt de orders eerst en geeft ze daarna pas vrij. Orders van klanten die MoreStorage liever apart laat picken, deelt het team op dezelfde manier in.
Uit de gegevens van Ceyenne bouwde MoreStorage bovendien een eigen overzicht voor de dagplanning. Daarin staat hoeveel uur werk er ligt en hoeveel mankracht daartegenover staat, zodat het team op tijd ziet of er mensen geschoven moeten worden.
De voorraad klopt bijna altijd
Bij het inpakken controleert het systeem wat de picker heeft verzameld. Daarnaast telt MoreStorage het hele jaar door. De producten zijn ingedeeld in categorieën, waarbij de ene categorie vaker aan de beurt komt dan de andere. Via de API maakt het bedrijf elke ochtend meerdere cycle counts aan, zodat elk product een vast aantal keer per jaar wordt geteld.
Daar komt het tellen tijdens het orderpicken bij. Zakt een picklocatie onder de tien stuks of is hij vrijwel leeg, dan geeft de medewerker door hoeveel er nog ligt. Verschillen met het systeem zoekt het team achteraf uit en corrigeert het. MoreStorage begon daar een jaar of twee geleden mee en draait er inmiddels een vol jaar op.
Daardoor is onze voorraadbetrouwbaarheid bijna honderd procent.
Midas Christiani, applicatiebeheerder bij MoreStorage
Gaat er toch iets mis, dan merkt het team dat direct. "Als iemand iets verkeerd pikt of als er te weinig ligt, gaat er meteen een belletje rinkelen", zegt Midas. "Dan kan je je fout opzoeken en herstellen."
Een oplossing voor de ene klant helpt vaak de volgende
MoreStorage komt geregeld met wensen waarvoor Ceyenne nog geen functionaliteit heeft. "Wij vragen ook vaak dingen aan die bij Diract nog helemaal niet bekend zijn", zegt Midas. Het bedrijf betaalt voor ontwikkeluren, waardoor er altijd iemand beschikbaar is als er een nieuwe vraag komt.
Voor een klant die met serienummers werkt zocht het team samen met Diract een nieuwe route via de packing app. Toen er kort daarna een webshop bijkwam die ook met serienummers werkt, lag die oplossing er al.
Door voorwerk voor de ene klant te doen, kunnen we de volgende blij maken met werk dat er al ligt.
Midas Christiani, applicatiebeheerder bij MoreStorage
Midas test zelf graag. "Het is gewoon heel leuk om een beetje te puzzelen: wat werkt wel en wat werkt niet", zegt hij. Dat hij van de vloer komt en niet uit de IT maakt daarbij weinig uit, zolang iemand hem de goede richting op stuurt. "Ze geven duidelijk antwoord als iets niet kan of als ze iets niet hebben", zegt hij over Diract. "Maar het is nooit dat het niet lukt."
De samenwerking loopt inmiddels ook buiten het systeem door. Midas gaf drie tot vier keer een demo voor bedrijven die overwogen met Diract in zee te gaan. Twee daarvan werden klant, zegt hij.
Retouren en een nieuwe interface staan als volgende stap op de lijst
MoreStorage wil de retourenapp van Diract veel breder gaan gebruiken en de inspectie helemaal onderbrengen in de packing app. Daarnaast staat de nieuwe interface van Ceyenne op de planning en kijkt het team naar processen die het nog niet eerder draaide, zoals tweedekansproducten.
Juist omdat het nu goed loopt, kijkt Midas met gezonde argwaan naar elke verandering. "Het is al heel lang heel stabiel en het wordt steeds een stapje beter. Daarom ben ik altijd een beetje huiverig voor nieuwe changes." Wat hem betreft moet een nieuwe omgeving net zo werken als de scanner op de vloer: iemand krijgt hem in handen en kan beginnen.