Wie is Sidekix?
Sidekix bestaat bijna 25 jaar en groeide in die tijd naar een serieus bedrijf met 140 medewerkers, productie, een contact center, een IT-afdeling en een eigen magazijn. De naam raakt de rol precies: "Wij zijn de sidekix van onze klanten. We noemen onze klanten ook wel onze helden," zegt Bas Raaijmakers, marketeer bij Sidekix.
De pijlers zijn direct mail, marketing fulfillment, e-fulfillment en het contact center. Campagnes die met een fysieke laag werken, zoals brieven, prijspakketten of een volledige webflow met vragen achteraf, voert Sidekix van A tot Z.
Een voorbeeld uit het gesprek: "Nou was het maar zo makkelijk," zegt Jochum over de tv-campagne van een telecomklant. Eerst betalen, dan aansluiten, dan veiligheidschecks, pas daarna mag de tv op de deurtocht. "Een televisie versturen kan ieder bedrijf. Maar zo'n flow met alle checks, die richt je in." Ook voor televisieprogramma's waar kijkers in de studio zitten: de uitnodiging op de mat, de bestanden die na afloop teruggaan en de scanners bij binnenkomst, zodat de juiste persoon op de juiste stoel zit. Dat is allemaal Sidekix.
De uitdaging: de nachtelijke berg
Het magazijn van Sidekix werkt als een gewone webshop-fulfiller, met één belangrijk verschil: de orders komen niet verspreid over de dag binnen, maar in één export. "Op dag A worden er 500.000 mails verstuurd en op dag B hebben wij een export van 120.000 tot 150.000 pakketten," zegt Jochum. Die berg komt om twaalf uur 's nachts binnen en moet vóór vijf uur 's ochtends verwerkt zijn.
"Elk WMS heeft daar een groot probleem mee," zegt hij. "En dat gold in het begin ook voor Ceyenne: die kon honderdduizend pakketten per dag aan, maar zag over het hoofd dat die allemaal in één keer, om twaalf uur 's nachts, binnenkwamen."
Voordat Sidekix aan het WMS begon, was er trouwens helemaal geen WMS. Er stond een ERP-systeem met wat voorraadbeheer, dat "niet heel strak" bijhield waar pallets stonden, hoeveel erop zat en wanneer iets binnen was gekomen. Papier, lijstjes, en gokken op de THT van producten.
De aanpak: samen het diepe in
Zes jaar geleden koos Sidekix voor Ceyenne WMS van Diract, na een uitgebreide analyse door de eigen IT-afdeling over welke partij het vraagstuk het beste aan kon. "Toen waren wij voor Diract ook een grote klant," aldus Jochum. "We sprongen allebei in het diepe."
Wat volgde, was een projectteam van Diract en de IT-afdeling van Sidekix, dat de nachtelijke export op de schaal bracht van een werkende dag. Er werden afwegingen gemaakt waar een standaardwebshop nooit over hoeft na te denken: worden pickjobs van de dag ervoor opnieuw meegerekend of losgelaten? Hoe zwaar mag de data in één keer lopen? "Zo simpel is het niet helemaal," zegt Jochum. "Er zitten heel veel mitsen en maren achter waarom het ene zo verwerkt moet worden en het andere anders."
Dat is opgelost door "goed te blijven praten, goed te blijven luisteren naar elkaar en allebei oplossingsgericht te denken". Nu lopen de inbound en de outbound, het complete proces van binnenkomst tot verzending, door Ceyenne WMS. En over het magazijn zelf: het is ingesteld op groei met bredere gangen en reachtrucks, elk product staat op een unieke locatie en elke pallet draagt een nummer waarmee de hele reis te volgen is. Alles komt in bulk binnen, maar vertrekt per stuk. Machines zetten voor elk product een doos die exact om het product past. "Wij versturen geen lucht."
Het resultaat
- De nachtelijke berg is geen probleem meer. "Het draait, het loopt," zegt Jochum.
- De piek is plannabel geworden. November tot en met eind januari, als het volume oploopt tot anderhalf tot soms twee keer het maandwerk, lopen ze tegemoet met "heel veel vertrouwen". Campagnes die eerst buiten het WMS liepen, zijn binnen gehaald.
- Geen giswerk in het magazijn: alles gescand, alles getraceerd, van pallet tot product. Papier staat er niet meer bij.
- De samenwerking is een vast ritme geworden: wekelijks overleg, wekelijks iemand van Diract bij Sidekix, online of fysiek.
- Sidekix-ideeën zijn standaard in het systeem geworden. "Heel veel ideeën die wij ooit geopperd hebben, zijn ook standaard geworden," aldus Jochum. Elke andere Diract-gebruiker profiteert daardoor mee. Het oorspronkelijke maatwerk faseren ze samen zoveel mogelijk af, omdat maatwerk vraagt om ander onderhoud en extra testwerk bij elke update.
Hoe Sidekix tegen de samenwerking kijkt
De lijnen tussen Diract en Sidekix zijn kort: wekelijks overleg, regelmatig iemand op locatie, en de consultant die het systeem door en door kent. Waar Sidekix bekend staat als een bedrijf dat "eerst ja zegt en dan gaan doen", herkent hun marketeer Bas een verwant karakter in Diract: "Een partij die ook niet zomaar nee zegt."
En hoe Jochum Diract in één zin beschrijft? "Diract is een groeiende organisatie die hands-on is en menselijk, die meegroeit met het bedrijf waar ze voor werken."
Ontmoet Sidekix op ICT en Logistiek
Voor wie dit wil horen van iemand van de vloer: Jochum staat dinsdag 3 november, tijdens ICT en Logistiek in de Jaarbeurs Utrecht, als gast van Diract op de sprekersstoel om 10.00 uur.
Één ding wil hij bezoekers meegeven: bij een vraagstuk dat verder afligt dan het standaardgebruik, kom je alsnog samen tot een eindresultaat. "Als het er niet is, dan kan het gemaakt worden."
Zijn advies aan andere gebruikers? Door met een ander systeem te werken ben je geneigd om "heel kritisch naar je organisatie te kijken, naar je processen". Dat heeft Sidekix heel veel gebracht, en dat wil hij delen.
