INVESTEREN IN EEN WMS: JE WAREHOUSE VAN KOSTENPOST NAAR PROFIT CENTER

Als er over investeren gesproken wordt, zijn er twee vragen die altijd gesteld worden: wat kost het me en wat levert het me op? Op de een of andere manier lijkt het dat wanneer er gesproken wordt over een investering in logistiek, de focus meestal op ‘wat kost het me’ ligt. Maar in tijden waar e-commerce en digitalisering maar blijven groeien, is de vraag ‘wat levert het me op’ veel interessanter.

Digitalisering, marktplaatsen, e-commerce, omnichannel, drop-shipping: de manier waarop we zaken doen is de afgelopen jaren revolutionair veranderd. Met name in 2020 zagen we die enorme stijging in online bestellingen. Echter binnen de muren van het magazijn lijkt alles hetzelfde te blijven, terwijl het assortiment, omloopsnelheid en grilligere vraagpatronen zich ontwikkelen. ‘Het klassieke dozenschuiven loopt tegen zijn grenzen aan’, stelt Jeroen van den Berg, expert op het gebied van warehouse management. En de mensen op de vloer zullen dat ook zeker voelen. Om de ontwikkelingen dus aan te kunnen, is investering in innovatie – een WMS – vrijwel onontkoombaar. Maar dan komt weer die aloude vraag naar boven die voor een management zo belangrijk is: wat levert het op? Wat is de ROI?

Return on investment

Return on Investment of ROI wil eigenlijk zeggen: wanneer heb ik mijn investering terugverdiend of maak ik er winst op? De ROI wordt door managementteams gebruikt om keuzes te maken voor een bepaalde innovatie om daarin te investeren. Maar wanneer het om logistieke innovatie gaat, lijkt het voor veel managementteams lastig om een beeld te krijgen van wat de opbrengsten zijn van een WMS, omdat niet altijd alle opbrengsten in harde cijfers zijn uit te drukken. Wat ze wel zien, zijn de kosten. Dat zijn onder meer de eenmalige kosten van het implementatietraject, en de terugkerende kosten als hosting, gebruikslicentie en SLA.

Dit is niet zomaar een aanname, wij horen dat ook als we met klanten in gesprek gaan. Daarom hebben we geprobeerd om een ‘standaard’ ROI model te maken die we bij iedere potentiële klant konden presenteren. Daar hebben we wel data voor nodig. Niet elke onderneming is zover dat ze die data beschikbaar hebben. Maar naast dat, kwamen we er al snel achter dat er niet zoiets is als een standaard ROI model. Want zoals we al eerder zeiden, niet alle opbrengsten zijn zo eenvoudig uitdrukken.

Wat zijn die opbrengsten dan?

Daar kunnen we wel iets meer over zeggen. Het verdienen op een investering kan op vele manier plaatsvinden, maar voor het gemak wordt ervan uitgegaan dat daarbij één kostenpost met name van belang is; de besparing op de loonkosten. Door het invoeren van een WMS kunnen operationele processen beter ondersteund worden. Zo kunnen moderne systemen het aantal meters dat zonder last wordt gereden minimaliseren. Dit levert een directe besparing op de personeelskosten, omdat je meer kunt doen op een dag met hetzelfde aantal of zelfs minder mensen. In de praktijk zien we dat klanten besparingen op loonkosten dankzij het WMS realiseren van 20%-30%. Dit betekent dan ook dat met dezelfde personele bezetting de productiecapaciteit in het warehouse met 1/3 omhoog kan, waardoor de gemiddelde kosten per zending significant dalen en de marge stijgt.

Daarnaast kan het creëren van extra ruimte in het magazijn een grote besparing opleveren bijvoorbeeld wanneer daardoor geen nieuw extra magazijn in gebruik hoeft te worden genomen. Bij snel groeiende bedrijven wordt het besparen in de loonkosten vaak vervangen door het zonder extra loonkosten kunnen opvangen van die groei. Met hetzelfde aantal medewerkers meer werk verzetten.

Een andere post die misschien minder duidelijk is, maar waar een WMS zeker bij helpt, is de klanttevredenheid. Een WMS helpt namelijk om efficiënter te werken in het warehouse. Dat helpt bij de omloopsnelheid van orders, en een geautomatiseerd systeem helpt bij het tegengaan van fouten. Klanten ontvangen hun spullen sneller en minder vaak zullen ze een foute bestelling ontvangen. Dat zijn belangrijke zaken voor klanten, daarop beslissen ze of ze bij je terugkomen.

Maar deze logistieke fouten kosten je bedrijf daarnaast ook veel geld en tijd. Verkeerd verstuurde producten komen retour en zorgen voor extra handelingskosten. Als retouren beschadigd zijn, worden ze vernietigd of tegen een fractie van de verkoopprijs doorverkocht. Derving van omzet dus. En er moet weer een nieuw product naar de klant worden gestuurd. Verschillende van onze klanten hebben berekend dat een foute zending uiteindelijk het 3-voudige kost van een reguliere zending.

Waar ook in de praktijk veel tijdwinst te behalen is met een WMS, is de communicatie tussen de frontoffice – en de customer support – en het warehouse. Dankzij het WMS, is alle informatie over een order (wat is de order, wanneer is die gepickt, wanneer is die verzonden) direct en voor iedereen beschikbaar. Customer support kan dus veel snel schakelen met het warehouse, omdat beiden snel alle informatie en data kunnen inzien.

Betrek de benodigde mensen

Een WMS is een grote investering, dat zullen we zeker niet ontkennen. Dat betekent dat iedereen mee moet zijn. Zorg daarom in een vroeg stadium voor betrokkenheid van het ultieme management. Het eindresultaat van een selectietraject mag geen verassing voor ze zijn. Overleg en workshops moeten nadrukkelijk deel uit maken van de aanpak. Het strak neerzetten van de (tussen)resultaten en het overtuigen van een directie is niet iedereen gegeven. Wij nemen daarom altijd de benodigde mensen vanaf de eerste stap mee in het traject. Vervolgens helpen we bij het ontwikkelen van het businessplan.

In het begin van dat proces ligt onze nadruk op het probleemoplossend vermogen vanuit de functionaliteit van Ceyenne WMS. In een later stadium beginnen de kosten van het implementeren en gebruiken van Ceyenne WMS een steeds belangrijkere rol te spelen. Als we daar zijn, hebben we al gesproken over de opbrengsten, die het resultaat zijn van het oplossen van de gesignaleerde problemen. Op die manier is snel te zien wat de ROI in de specifieke klantsituatie is.

Investeer in automatisering

In de frontoffice heeft de digitale revolutie al laten zien dat door te investeren in innovatie en automatisering, kosten kunnen worden teruggedrongen en in sommige gevallen er zelfs meer opbrengst wordt behaald. Dat is ook mogelijk in je warehouse. Een WMS helpt je mensen om efficiënter te kunnen werken. Je kosten worden hierdoor lager. Maar ook kun je sneller orders verwerken, is de kans op fouten een stuk kleiner en is er meer stroomlijning tussen frontoffice en warehouse. Een WMS helpt je om je warehouse van een ‘kostenpost’ te veranderen in een ’profit center’.

De implementatie van Ceyenne WMS levert in de praktijk bij onze klanten significante tijdsbesparingen en productiviteitsverbeteringen op. Op basis van ervaringscijfers bij deze klanten worden op de bestaande inefficiëntie kort na de implementatie direct bespaard. Daarnaast zien we dat Ceyenne WMS na ongeveer één jaar het totale logistieke proces dusdanig versnelt en foutloos laat werken, dat er een extra overall efficiencyslag gemaakt kant worden tussen de 10%-15% op jaarbasis. Dit geldt ook voor de verzend- en verpakkingskosten.

Wil je weten hoe Diract en ons Ceyenne WMS je daarbij kunnen helpen, of heb je vragen over de ROI? Laat het ons weten. We helpen je graag.